COMITE SOCIAL ET
ECONOMIQUE CANON FRANCE
Sommaire
Article 4.
Réunions plénières et exceptionnelles
Article 5.
Réunions préparatoires
Article 7. Révocation des membres du bureau Article 10.
Actions en justice
Article 11. Conditions
générales
Article 12.
Calendrier de versement des subventions
Article 13.
Budget et Ressources du comité
Article 15.
Engagements financiers
Article 17.
Mobilier et matériel
Article 20.
Dissolution du Comité
Article 22. Acheminement du courrier du C.E. Article 24.
Durée et abrogation du règlement intérieur
Préambule
En sa séance plénière du 10 juillet 2018,
Article 1. Composition du Bureau du C.S.E.
A l’issue de l'élection des membres de la délégation du
personnel au CSE, lors de la première réunion du C.S.E. qui fait suite à ces
élections, le C.S.E. procède à la désignation des membres du bureau, composé :
-
du secrétaire ;
-
du secrétaire adjoint, en application de l'accord du 30
avril 2018;
-
du trésorier ;
-
du trésorier adjoint, en application de l'accord du 30
avril 2018.
Le C.S.E. procède également à la
désignation des membres des commissions en réunion plénière. La règle de la
majorité des voix sera appliquée dans le cadre de ces élections.
Le secrétaire doit être élu parmi les membres titulaires.
Le secrétaire est responsable du bon fonctionnement du
C.S.E.
Tous les membres du C.S.E peuvent consulter, sur place,
l’ensemble des documents détenus par le secrétariat du C.S.E. dans les limites
imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données.
Le secrétaire adjoint aide le secrétaire et le remplace
en cas d'absence ponctuelle, notamment pour fixer conjointement avec le
Président du C.S.E. l’ordre du jour d’une réunion plénière et pour rédiger le
procès-verbal.
Le trésorier adjoint aide et remplace le trésorier en cas
d’absence ponctuelle.
Au cas où l'un des membres du bureau du CSE viendrait à démissionner
du bureau ou à ne plus faire partie de l’entreprise, il sera alors procédé à
son remplacement après une élection au sein du CSE.
Article 2. Commissions
Outre les commissions obligatoires, un accord
d'entreprise peut prévoir la création de commissions supplémentaires pour
l'examen de problèmes particuliers (art L2315-45 CdT).
L'accord du
30 avril 2018 en vigueur définit l'ensemble des commissions du CSE Canon
France.
Les rapports
des commissions sont soumis aux membres du comité pour les aider à se forger
une opinion sur les sujets sur lesquels elles ont travaillé.
A
l’exception de la commission SSCT, dont la présidence est assurée par un
représentant de la Direction, chaque commission issue du C.S.E. désigne un
président en son sein ; celui-ci doit être membre titulaire du C.S.E.
Les
présidences de commissions doivent être réparties parmi les organisations
syndicales représentatives de l'entreprise en
application de l’accord du 30 avril 2018.
Chaque commission règle elle-même l'organisation de ses
travaux et rend compte de son activité au CSE dans le respect de l'accord du 30
avril 2018.
A l'exception de la commission SSCT, chaque président de
commission doit communiquer l'ordre du jour au secrétaire quatre jours avant la
date de la réunion.
Après chaque réunion de commission du C.S.E. un
compte-rendu est réalisé par les membres de la commission. Ce compte rendu sera
communiqué à l'ensemble des membres du C.S.E., si possible dans les quinze
jours qui suivent la commission.
Il leur sera communiqué au moins trois jours ouvrés avant
la réunion du C.S.E. sur les sujets qui sont soumis à l'avis de celui-ci.
En cas de remplacement d’un membre d’une commission, il
sera remplacé en priorité par un membre de la même O.S.
Les membres de la Commission SSCT, ainsi que tous les
membres du CSE, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs
missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail,
conformément à l'accord du 30 avril 2018.
Article 3. Commission ASC
La commission ASC se réunit 4 fois par an. Le temps passé
en réunion de la commission est considéré comme du temps de travail effectif dans
la limite de quatre réunions annuelles d’une demi-journée chacune.
L’ordre du jour de la commission doit être communiqué à
ses membres au moins 7 jours avant la réunion. La convocation doit être envoyée
15 jours à l’avance autant que possible.
La commission ASC prépare les décisions du C.S.E. relatives
aux activités sociales et culturelles. Elle propose le programme des
prestations qui seront validées par le C.S.E. et prépare le bilan annuel ces
activités.
Les frais de déplacement des membres de la commission
pour assister à ces 4 réunions sont pris en charge par l’entreprise
conformément à l'accord du 30 avril 2018.
Article 4. Réunions plénières et
exceptionnelles
Le C.S.E. se réunit au moins une fois par mois, à
l'exception du mois d'août, sauf circonstances exceptionnelles. Il peut en
outre tenir des réunions extraordinaires à la demande du président ou de la
majorité de ses membres.
En outre, le C.S.E. est réuni à la
demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les
sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.
Le Président peut, avec l’accord du C.S.E. donné par un
vote à la majorité des voix exprimées, inviter à la réunion une personne
extérieure à l'entreprise.
Sous réserve de l’accord du Président, les membres du C.S.E.
peuvent décider, par un vote à la majorité des voix exprimées, d’inviter une
personne extérieure à l'entreprise.
Tout membre du C.S.E. peut demander une suspension de
séance, y compris le Président.
Article 5. Réunions préparatoires
Conformément à l'accord du 30 avril 2018, les membres
titulaires du C.S.E. et les représentants syndicaux bénéficient de 4
heures par mois pour assister aux réunions préparatoires des réunions
mensuelles du CSE.
Ces 4 heures bénéficient également à tous les suppléants
qui assisteront à la séance plénière concernée.
Ces réunions préparatoires sont organisées en vue de la
préparation de la prochaine réunion mensuelle du CSE.
Article 6. Fonctionnement
Le secrétaire assure la coordination nécessaire entre le
président et le CSE. Il organise le travail du C.S.E. et veille à l’exécution
de ses décisions.
L'ordre du jour de chaque réunion du comité social et
économique est établi conjointement par le président et le secrétaire, les
consultations obligatoires sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par
le secrétaire ou le président (art L2315-29 du code du travail).
L’ordre du jour est communiqué par le président aux
membres du CSE, à l’inspecteur ou au contrôleur du travail et à l’agent des
services de prévention des organismes de sécurité sociale au moins 5 jours
calendaires avant la réunion sauf circonstances exceptionnelles.
Les documents relatifs à un point de l’ordre du jour
devant donner lieu à une consultation du C.S.E. sont envoyés au plus tard 4
jours ouvrés avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles, si
possible avec l’ordre du jour.
Tout membre du C.S.E. peut demander à faire inscrire une
question à l'ordre du jour. Il devra en informer le secrétaire au moins dix
jours avant la réunion du C.S.E. par écrit. Le refus d’inscription devra être
expliqué au demandeur.
Les convocations aux réunions ordinaires sont envoyées
par le Président du C.S.E. au moins 5 jours calendaires avant la date de la
réunion, sauf en cas d'urgence, conformément à l'accord du 30 avril 2018.
Les membres du C.S.E. et les représentants syndicaux sont
tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations confidentielles
et présentées comme telles par l'employeur.
Article 7. Révocation des membres du bureau
Chaque séance donne lieu à un procès-verbal signé par le
secrétaire. La rédaction du procès-verbal relève de la compétence exclusive du
Secrétaire du CSE. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres du C.S.E.
habilités à voter, lors de la réunion suivante.
Le
procès-verbal consigne l’ordre du jour, l’ensemble des délibérations et votes
réalisés lors de la séance. Il reprend également le verbatim des motions et
déclarations émises. Il établit une synthèse des débats inscrits à l'ordre du
jour, il précise l’identité des présents / absents et intervenants ainsi que les
heures de début, de suspension de séance et de fin de la réunion.
Le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par
le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la
réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans
ce délai de quinze jours, avant cette réunion.
Article 9. Votes du C.S.E.
Tous les votes du C.S.E. ont lieu à main levée. Le vote à
bulletin secret s'impose toutefois si un membre du C.S.E. en fait la demande.
Les décisions (investissements, adoption de procès-verbaux, désignation
d’un expert, etc.) sont prises par le C.S.E.
à la majorité des voix exprimées.
Les résolutions (avis, vœux,
motions, adoption d’un rapport) sont prises à la majorité des membres présents.
Article 10. Actions en justice
Le C.S.E. est doté de la personnalité morale lui
permettant d’ester en justice et d'être assigné en justice.
Le C.S.E. doit donner mandat à l’un de ses membres pour
le représenter pour tous les actes nécessaires à la procédure de la saisine de
la juridiction compétente.
Une délibération préalable doit être adoptée à
la majorité des voix exprimées, au cours d’une réunion du Comité Social et
Economique où cette question est inscrite à l’ordre du jour.
Le C.S.E. est habilité à engager toutes les procédures
nécessaires, tant au civil qu’au pénal, pour faire cesser toute entrave à son
fonctionnement et pour exercer toutes les voies de recours utiles.
Le C.S.E. peut se faire assister d’un avocat et d'un
expert. Il rend compte périodiquement de son action en réunion plénière.
Article 11. Conditions générales
L’ensemble des prestations proposées par le C.S.E. font
l’objet de conditions générales et de conditions particulières liées aux
activités, elles sont entérinées par le C.S.E.
Ces conditions sont révisables et amendables par le
C.S.E., sur proposition de la commission A.S.C.
Article 12. Calendrier de versement
des subventions
La périodicité de versement de la subvention de
l’entreprise au C.S.E. est établie de la façon suivante en application de
l'accord du 30 avril 2018 :
Décembre A-1 (le 31 décembre au plus tard) :
·
Transmission par l’entreprise de la masse salariale
prévisionnelle permettant l’établissement du budget du CSE.
Avant le 15 janvier
·
Paiement d’une première avance correspondant à 25 % de la
dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).
·
Paiement d’une première avance correspondant à 50 % de la
subvention de fonctionnement (0,2 %).
Avant le 15 février
·
Transmission par l’entreprise de la masse salariale de
l’exercice antérieur (A-1).
·
Régularisation des subventions définitives de dotation
sociale et fonctionnement.
·
Un éventuel restant dû au C.S.E. serait versé à la même
échéance.
·
Un éventuel trop perçu par le C.S.E serait retenu lors de
l’avance due au 15 avril.
Avant le 15 avril
·
Paiement d’une deuxième avance correspondant à 25 % de la
dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).
Avant le 15 juillet
·
Paiement d’une troisième avance correspondant à 25 % de
la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).
·
Paiement d’une seconde avance correspondant à 50 % de la
subvention de fonctionnement (0,2 %).
Avant le 15 septembre
·
Paiement d’une quatrième et dernière avance correspondant
à 25 % de la dotation sociale estimée (1,18 % de la masse salariale).
Article 13. Budget et Ressources du
C.S.E.
Le trésorier établit le budget et tient les comptes du C.S.E.
Il perçoit toutes les sommes dues au C.S.E. et procède à toutes les opérations
financières. Il est responsable de la tenue des livres comptables avec l’assistance
de l’expert-comptable.
Par
principe, le trésorier du CSE n’est pas responsable sur ses biens suite à ses erreurs ou pertes. Il sera toutefois pénalement
et civilement responsable s’il a commis une infraction pénale.
Le trésorier adjoint aide le trésorier principal et le
remplace en cas d'absence.
Le trésorier est au service du CSE. Il travaille
étroitement avec le secrétaire et transcrit comptablement les décisions prises
par le C.S.E. en réunion plénière.
Il prépare et présente le budget prévisionnel devant le
CSE.
Le trésorier est l’interlocuteur privilégié de
l’expert-comptable qui est appelé à valider les comptes annuels.
Le trésorier arrête les comptes au terme de la mandature
afin de les transmettre au bureau du prochain CSE.
Chaque année, le trésorier rend compte aux membres de
l'utilisation des ressources du C.S.E. sous la forme d’un bilan comptable de
l’année commençant un 1er janvier et se clôturant le 31 décembre de l’année
précédente, validé par un cabinet d’expertise comptable agréé. Il établit le
rapport annuel d’activité et de gestion du C.S.E. (L2315-69 CdT)
sous une forme détaillée pour chaque activité : Budget prévisionnel, réalisé,
coût global de l’activité, participation financière du CSE, nombre de salariés
concernés et nombre d’ayants droits.
Le comité social et économique porte à la connaissance
des salariés de l'entreprise ses comptes annuels via le site internet du CSE.
Article 14. Chèques
Les chèques, virements et ordres de retraits de fonds
doivent obligatoirement comporter :
·
la signature du trésorier ou
·
la signature du trésorier adjoint ou
·
la signature du secrétaire ou
·
la signature du secrétaire adjoint.
Chaque membre signataire d’un chèque engage sa
responsabilité personnelle. Il en est de même lorsqu’il émet un virement
bancaire ou qu’il utilise la carte bleue du C.S.E.
Aucun membre du bureau ne peut signer un chèque émettre
un virement ou utiliser la carte bleue pour rembourser ses propres frais ou
pour percevoir une subvention à son nom.
Article 15. Engagements financiers
Les membres du bureau du C.S.E. peuvent engager des
dépenses inférieures ou égales à 500 euros après en avoir informé le secrétaire
et le trésorier.
Pour les engagements financiers inférieurs ou égaux à
2500 euros, les membres du bureau du C.S.E. peuvent décider ensemble des
dépenses.
Pour les montants supérieurs
à 2 500 euros la décision sera prise par les membres du C.S.E. à la majorité
des voix exprimées.
Article 16. Locaux
La société Canon met à la disposition du C.S.E. un local
dédié, aménagé, facilement accessible pour l’ensemble des salariés et doté
d’une boîte aux lettres conformément à l'accord du 30 avril 2018.
La société Canon assure le paiement des frais généraux
(chauffage, éclairage, téléphone, etc.) et l'entretien des locaux.
Le local du C.S.E. peut être utilisé notamment :
-
pour la tenue des réunions préparatoires et des
commissions ;
-
pour l’organisation d’animations dans le cadre
des activités sociales et culturelles ;
-
pour permettre aux membres des commissions ou du C.S.E.
d’y travailler.
Les membres du bureau fixent les règles d’utilisation et
d’accès aux locaux en termes d’horaires d’ouverture, d’entretien, de
tranquillité des espaces de travail, dans le respect du règlement intérieur de
l'entreprise.
Article 17. Mobilier et matériel
La société Canon met à la disposition du C.S.E. le
mobilier nécessaire à l'aménagement des locaux (tables, chaises, armoires...)
et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.
L’entreprise fournit notamment pour ce local
:
·
Un ordinateur fixe ou portable avec un accès Internet
·
Un téléphone fixe dont l’installation est à la charge de
l’entreprise
·
Une imprimante multifonctions, de préférence A3 couleur.
Article 18. Personnel du C.S.E.
Le C.S.E. emploie, au sein de son secrétariat, des
secrétaires administratives pour accomplir les tâches du secrétariat
administratif général.
Le personnel employé par le C.S.E. est sous la
responsabilité du secrétaire ou en cas d’absence, du secrétaire adjoint.
Le secrétaire organise le travail du personnel
administratif, il est responsable de la bonne exécution du contrat de travail.
Il arrête les décisions en matière de rémunération, de
formation et d'évolution de carrière avec les membres du bureau. En cas de
désaccord la décision est prise à la majorité par les membres du bureau.
Le secrétaire a la responsabilité de l’embauche et des
éventuelles sanctions disciplinaires, il ne peut pas prendre ces décisions sans
l’accord du C.S.E. Il consulte les membres du bureau pour conseil. Il s’engage
à ne pas embaucher un membre proche de sa famille, de la famille d’un élu ou de
la famille d’un mandaté.
Article 19. Fin de gestion
Le C.S.E. sortant doit rendre compte de sa gestion et
remettre « tous les documents concernant l’administration et l’activité du C.S.E.
» aux nouveaux élus.
Article 20. Dissolution du C.S.E.
En cas de dissolution du C.S.E., celui-ci décide de
l'affectation des biens dont il dispose en réunion plénière.
Article 21. Correspondance
Toute la correspondance adressée au C.S.E. doit être
remise au secrétariat, non décachetée, dans les plus brefs délais.
Toute la correspondance émanant du C.S.E. doit être
signée respectivement par le secrétaire ou le trésorier (ou leurs adjoints)
pour les questions relevant de leur compétence.
Les
documents relatifs aux ressources des salariés Canon France et du personnel du
C.S.E. ainsi que les dossiers de prêts ou de dons attribués par le C.S.E. aux
salariés Canon France sont traités conformément au Règlement Général sur la
Protection des Données.
L’accès aux
données personnelles des salariés Canon et des salaries du C.S.E. doit être
contrôlé et limité aux seules personnes habilitées, et pour le seul usage pour
lequel elles ont été collectées, conformément aux dispositions du RGPD.
Article 22. Acheminement du
courrier du C.S.E.
Le Comité social et économique dans le cadre de ses
prérogatives en matière d’activités sociales et culturelles, peut utiliser le
courrier interne de Canon France pour la seule diffusion d’informations sur les
activités et prestations sociales et culturelles, à l’exclusion de toute autre
diffusion à caractère totalement ou partiellement syndical, politique,
économique, etc.
Article 23. Archivage
Le secrétaire et le trésorier sont responsables de
l’archivage des Procès-Verbaux, des contrats et conventions signés par le CSE,
des documents comptables du CSE et des pièces justificatives y afférentes, des
actes notariés qui concernent le CSE, des documents relatifs à la gestion du
personnel du CSE.
La durée de conservation de ces documents devra répondre
aux obligations légales ou contractuelles spécifiques pour chacun d'entre eux
et ne devra pas excéder la durée maximum imposée par le RGPD.
Article 24. Durée et abrogation du
règlement intérieur
Le présent règlement est adopté pour une durée
indéterminée.
Ce présent règlement intérieur peut, à tout moment, être
abrogé, complété ou révisé en réunion plénière à la majorité des membres
présents si le point a été inscrit à l'ordre du jour.
Les demandes de modifications doivent parvenir au
secrétaire dans un délai de 15 jours précédant la réunion plénière. La
proposition sera inscrite à l’ordre du jour de la réunion et y sera débattue.
Le PV de la réunion précisera la date d’entrée en vigueur
de la modification ainsi adoptée.
Fait à Courbevoie, le 10 juillet 2018
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